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Planung, Steuerung und Durchführung von digitalen Werkstattaufträgen

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Standardisierung ihrer individuellen Abläufe in der Werkstatt
  • Vollständige Dokumentation der erbrachten Leistungen und verbrauchten Materialien – kein Vergessen mehr!
  • Bessere „Führung“ der Mitarbeiter durch einen standardisierten Prozess
  • Einhaltung von Fristen (Ampelsystem)
  • Automatische Erstellung von Dokumenten aus dem System (z.B. Montageberichte)
  • Bessere Datenqualität (Zeiten, Leistungen, Materialien, etc.)
  • Erhöhte Transparenz der Prozessdurchführung
  • Verbesserte Planungs-/ Steuerungs- und Auswertemöglichkeiten


Die Dokumentation von Tätigkeiten in der Werkstatt erfolgt auch heute noch oft auf Papier – etwa auf einem Laufzettel oder einem papiergebundenen Werkstattauftrag. Dabei kommt es nicht selten vor, dass Leistungen zwar erbracht oder (Ersatz)-Teile montiert werden, zugehörige Arbeitszeiten oder das eingesetzte Material aber nicht dokumentiert werden und damit auch nicht auf der Rechnung auftauchen. So gibt es beispielsweise auf einem papiergebundenen Auftrag, anders als beim digitalen Pendant, keine auszufüllenden Pflichtfelder, die eine Übergabe an den nächsten Prozessschritt verhindern.

Beim digitalen Werkstattauftrag erfasst der Vertrieb die zu erbringenden Leistungen, ein Werkstatt-Disponent bzw. die Werkstattleitung prüft diese und teilt den Auftrag digital einem Monteur zu. Der Monteur muss die zur Erbringung der angeforderten Leistungen durchgeführten Tätigkeiten und das dabei verbrauchte Material innerhalb einer bestimmten Frist dokumentieren und kann den Arbeitsschritt erst dann abschließen, wenn alle notwendigen Angaben ausgefüllt sind (z.B. Teilenummern/ Arbeitszeiten …). Das verringert das Risiko, die Dokumentation von Leistungen oder Materialien zu vergessen bzw. zu versäumen.

Über ein Dashboard hat der Werkstattleiter jederzeit den Überblick über anstehende, aktuell in Bearbeitung befindliche oder bereits abgeschlossene Werkstattaufträge sowie deren zeitliche Planung. Er kann die Abnahme von Werkstattaufträgen dokumentieren und erforderliche Nacharbeiten anweisen.

Gerade aufgrund nicht dokumentierter Arbeitszeiten/ dem eingesetztem Material und den damit einhergehenden Umsatzeinbußen sowie den besseren Möglichkeiten zur Planung und Steuerung bildet der Werkstattprozess ein Paradebeispiel dafür, wie die Digitalisierung auch in kleineren Unternehmen brachliegendes Potential heben und Mehrwerte schaffen kann.

Dabei sind die einzusparenden Kosten bzw. der durch die vollständige Dokumentation vermiedene Minderumsatz oft schon nach kurzer Zeit deutlich höher als die Kosten der Digitalisierung des Werkstattprozesses. Nicht zu vergessen ist die jederzeitige Transparenz sowie der positive Effekt auf die Kundenzufriedenheit durch gesteigerte Fristeinhaltung.

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