Die Prozessmanagement-Plattform awino®EASY
Eine Plattform für Unternehmen beliebiger Größe
awino®EASY ist unsere Plattform zur Abbildung und digitalen Umsetzung von Prozessmanagement in Unternehmen. awino®EASY bietet die Möglichkeit zur Dokumentation, Ausführung sowie dem Monitoring und Reporting Ihrer Geschäftsprozesse. Die Dokumentation bzw. Modellierung von Prozessen erfolgt in der Prozessmodellierungssprache BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). awino®EASY läuft ohne lokale Installation im Browser und kann sowohl in der Cloud als auch als eigene Installation in Ihrem Unternehmen (On Premise) betrieben werden.
Prozessmanagement mit awino®EASY
Der Begriff "Prozessmanagement" besitzt viele Facetten. Zunächst einmal beinhaltet er eine ganzheitliche Sichtweise über alle Geschäftsprozesse im Unternehmen (oder eines Unternehmensbereichs) hinweg. In der Praxis steht dabei oft die Betrachtung und Ausgestaltung eines einzelnen oder lediglich einiger ausgewählter Prozesses im Vordergrund. In der Regel handelt es sich dabei um Prozesse, von derer Optimierung oder Digitalisierung sich das Unternehmen besonders viel verspricht, sei es, weil sie besonders wichtig sind, einen hohen Personaleinsatz erfordern, oftmals fehleranfällig sind oder noch stark manuell bzw. papierbasiert ablaufen und eine dem Stand der Technik angemessene Digitalisierung erfordern.
Hierbei kann es sich auf der einen Seite um allgemeine Prozesse handeln, die in jedem Unternehmen vorkommen, wie z.B.
- die Bearbeitung des Rechnungseingangs
- das On- bzw. Offboarding von Personal
- die Genehmigung eines Urlaubsantrags
- die Verwaltung des firmeneigenen Fuhrparks
Auf der anderen Seite umfasst des Prozessmanagement die speziellen Prozesse des jeweiligen Unternehmens, die in ihrer Umsetzung individuell und einzigartig für das jeweilige Unternehmen sind.
Weitere Aspekte des Prozessmanagements sind die organisatorische sowie die technische Ausgestaltung der Prozesse. Bei der organisatorischen Ausgestaltung sind u.a. folgende Fragen zu beantworten:
- Wie läuft der Prozess heute ab?
- Wie soll der Prozess zukünftig laufen?
- Welche Arbeitsschritte sollen von welcher Stelle durchgeführt werden?
- Wer ist am Prozess beteiligt?
- Wer ist verantwortlich?
- Welche Dokumente werden für den Prozess benötigt bzw. im Rahmen des Prozesses erzeugt?
Bei der technischen Ausgestaltung ist zu klären, welche Hard- und Software zur Bearbeitung des Prozesses bzw. der jeweiligen Prozessschritte zum Einsatz kommen soll.
awino®EASY stellt für alle Aspekte des Prozessmanagements die geeignete Plattform dar und bildet die Infrastruktur, auf der wir gemeinsam mit Ihnen Ihre Prozess umsetzen, seien es allgemeine, weitgehend standardisierte oder individuelle Prozesse Ihres Unternehmens, die auf ihre spezifische Art und Weise durchgeführt werden. Dabei erfolgt die Umsetzung in drei Schritten: Zunächst wird der Prozess dokumentiert und fachlich modelliert, womit eine eindeutige Beschreibung des Ablaufs vorliegt. Im zweiten Schritt wird das fachliche Prozessmodell um technische Aspekte ergänzt, z.B. den während des Prozesses relevanten Daten und Dokumenten oder um Schnittstellen zu anderen Softwaresystemen, die Daten zum Prozess zuliefern sollen. Im Dritten Schritt schließlich wird das somit entstandene technische Prozessmodell im awino®EASY-Prozessportal bereitgestellt. In der browserbasierten Anwendung kann der Prozess nun ausgeführt, laufende Vorgänge gemonitort oder angefallene Prozessdaten ausgewertet werden.
In drei Schritten zum ausführbaren Workflow
Schritt 1: Fachliche Modellierung
Schnell, einfach, effizient – die Fachabteilung sammelt Wissen, erstellt, ändert und pflegt selbsttätig ihre Prozessmodelle. Der BPMN 2.0 Standard gewährleistet die Weiterverwendung der Modelle z.B. zur Erzeugung von ausführbaren Workflows.
Schritt 2: Workflowmodellierung
Schnell, einfach, effizient – die Fachabteilung sammelt Wissen, erstellt, ändert und pflegt selbsttätig ihre Prozessmodelle. Der BPMN 2.0 Standard gewährleistet die Weiterverwendung der Modelle z.B. zur Erzeugung von ausführbaren Workflows.
Schritt 3: Ausführung, Monitoring, Steuerung
Durch Anreicherung der Prozessmodelle mit technischen Details entstehen ausführbare Workflows – der Grundstein für ein aufgaben- und prozessorientiertes Monitoring sowie für anschließende Steuerungsmaßnahmen ist gelegt. Die Bereitstellung der Workflows erfolgt per Knopfdruck im awino®EASY-Portal.
Ihr Nutzen durch Geschäftsprozessmanagement und awino®EASY
Zeit
Sich immer schneller ändernde Bedingungen zwingen Unternehmen zur Sicherstellung einer hohen Prozess-Flexibilität. Die Forderung nach verringerten Reaktions- und Durchlaufzeiten verschärft sich stetig. Die schnelle Erstellung und Änderung von Prozessen werden zunehmend zu einem kritischen Erfolgsfaktor. Mit awino®EASY erstellen und verändern Sie Ihre Prozesse in kürzester Zeit.
Kosten
Erhebliche Einsparpotenziale bestehen im Bereich der Kosten. Insbesondere Geschäftsprozesse, die häufig wiederkehren, sollten optimiert und wenn möglich (teil-)automatisiert werden. Durch die elektronische Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse mit awino®EASY können Einsparungen umgehend realisiert werden. Auch die langfristigen Folgekosten können deutlich gesenkt und optimiert werden.
Qualität
Produkte und Dienstleistungen werden immer homogener und durch das Internet einfach vergleichbar. Insofern ist gute Prozessqualität ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal in Zeiten zunehmender Markttransparenz und steigender Ansprüche Ihrer Marktpartner. Die elektronische Abbildung mit awino®EASY sichert die von Ihnen definierte Prozessqualität und sorgt für Einhaltung von Fristen und einer gleichbleibenden Qualität.
Steuerung
Eine dynamische und zeitnahe Prozesssteuerung ist das Mittel, um Prozesszeiten, Prozesskosten und Prozessqualität stets auf dem gewünschten Level zu halten. Steuerungsbemühungen im Nachhinein beschränken sich darauf, vermeidbare Fehler zu korrigieren. awino®EASY ermöglicht Ihnen eine zeitnahe Steuerung von Prozessen und Prozessbeteiligten durch Aufgaben- und Prozessmanagement.
Monitoring
Das Zählen und Messen von Aufgaben und Prozessen erlaubt jedem/jeder Mitarbeiter:in Steuerungsmaßnahmen auf valider Datenbasis vorzunehmen. Im Fokus stehen dabei Aufgaben und Prozesse, nicht aber einzelne Mitarbeiter:innen. Mit awino®EASY können Sie Transparenz bzgl. verschiedener Prozesszeiten, wie bspw. Transportzeit, Bearbeitungszeit, Wartezeit, Liegezeit etc. aber auch in Bezug auf Kosten und Qualitäten herstellen.
Transparenz
Der jederzeitige Blick auf längere Zeitverläufe ermöglicht die Ableitung von Maßnahmen zur Optimierung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen. Wann, wo und wie Sie welche Kennzahlen betrachten wollen, wird in awino®EASY zielgruppengerecht und rollen-/ rechte-basiert eingestellt. Im gewohnten awino®EASY Look and Feel erlangen Sie Transparenz in stets hoher Qualität, auf dem für Sie geeigneten Endgerät.
Features kurz zusammengefasst
- Modularer Aufbau der Suite
- Verwendung in der Cloud oder On-Premise
- Vollständige Bedienung per Web-Browser
- (Teil-)automatisierte Erstellung der "Anwendung"
- Der Prozess passt sich dem Unternehmen an, nicht umgekehrt!
- Fremdsysteme können integriert werden und müssen nicht abgelöst werden
- Unterstützt Mehrsprachigkeit
- Sorgt für eine Versionierung und Historisierung von Geschäftsprozessen und Ausführungsdaten
- Unterstützt das Dokumentenhandling in der Ausführung von Geschäftsprozessen
- Abbildung von Aufgabenlisten (Eigene/ Persönliche, Gruppenaufgaben, Eskalationen, Signalisierung, Ampelsystem)
- Integrierte Reporting-Engine zur Bereistellung Ihres benötigten Reportings
- Bereitstellung von Auswertungen (je Prozess, je Aufgabe, etc. oder Bereitstellung für Fremdsysteme z.B. BI-Anwendungen)
- Vollständige Dokumentation (Prozesse, Protokollierung ALLER Vorgänge, Zeiten sind auswertbar, Fristeinhaltungen, Mengengerüste, etc.)
- Integration vorhandener Systeme (Microsoft Sharepoint, E-Mail, Microsoft Excel, Datev, Active Directory, LDAP, etc.)
- Schnittstellen zu z.B. DMS-/ ERP-Lösungen
- Apps für Android und iOS
- und vieles mehr ...
Vorteile der digitalen Abbildung von
Geschäftsprozessen
- Keine Warte- und Liegezeiten ⇒ elektronischer Transport der Aufgaben
- Termintreue durch permanente Fristüberwachung ⇒ verbesserte Qualität
- Jederzeitige Auskunftsfähigkeit ⇒ Historie gegeben (z.B. Historie der Sonderprodukte eines Kunden)
- Kommunikation über mehrere Teams/ Rollen hinweg ⇒ Kommunikation über „geführten“ Geschäftsprozess
- Vollständige Transparenz entlang der Prozesskette ⇒ Basis zur Prozessoptimierung
- Mobile Unterstützung mittels Apps ⇒ Arbeiten auch außerhalb des Unternehmens
- Mitführen/ Erstellen/ Verteilen von Dokumenten ⇒ Möglichkeit der Anbindung eines DMS
- Schnittstellenmöglichkeit zu Fremdsystemen ⇒ z.B. Rest-Services, Anbindung an ERP-Systeme
- Kosteneinsparung durch unterstützte Prozesse ⇒ weniger Fehler/ Doppelarbeit
- Geringe Abhängigkeit vom Anbieter ⇒ Hinterlegte Prozesse auf BPMN 2.0, Anwendung Java
- und viele mehr ...
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awino®EASY besitzt einen modularen Aufbau der es Kunden ermöglicht, "klein" anzufangen und gemeinsam mit der Lösung zu wachsen.
